Guía para contratar un software CAE

La mayoría de los departamentos de Seguridad y PRL destinan muchos recursos a gestionar las reuniones diarias, los requerimientos legales, la documentación y los plazos de los proyectos con proveedores y contratistas. Gastando en ello una gran cantidad de recursos, y a veces sin poder garantizar el cumplimiento de plazos y de la normativa en Coordinación de Actividades Empresariales y Prevención de Riesgos Laborales.  

Por ello un buen software CAE es una de las mejores inversiones que puede hacer un Departamento de PRL para gestionar la Coordinación de Actividades Empresariales y mejorar sus indicadores PRL: accidentes, incidentes, ISO 45001, incidencias documentales, incumplimientos, etc.  

Cuando se trata de invertir en tecnología, no puedes permitirte tomar una decisión sin toda la información necesaria. Por eso, compilamos consejos para ayudarte a entender cómo tomar la mejor decisión para tu compañía

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La Guía para contratar un Sofware CAE presenta criterios de compra importantes para ayudarte a seleccionar la mejor solución para tu empresa: 

  • Consejos para identificar tus necesidades  
  • Aspectos funcionales que deberías evaluar  
  • Qué herramientas y características buscar  
  • Cómo evaluar la compañía de software  

Autoevaluación y definición de objetivos 

Antes de comenzar a explorar posibles soluciones de software CAE, debes analizar los procesos que empleas actualmente para identificar las áreas en las que el software CAE puede ser de ayuda.  

Usa los siguientes consejos para identificar tus debilidades y necesidades actuales:  

Define los problemas que quieres que el software CAE resuelva  

  • Enumera tus debilidades y necesidades actuales y asigna una prioridad a cada una.  
  • Luego, decide qué soluciones son «esenciales» y cuáles son «deseables». Será muy difícil encontrar una solución a tu problema si no puedes definir con claridad el problema —o los problemas— que debes resolver. Esto te permitirá alinear tus debilidades con la solución de software correcta. Por ejemplo, si gestionas un gran volumen de contratos con proveedores y contratistas, necesitarás software que pueda integrarse fácilmente con tu solución ERP, y te permita crear automáticamente los contratos, sin la necesidad de darlos de alta -otra vez- uno a uno.    
  • A la hora de enumerar las necesidades de tu compañía, no olvides tener en cuenta tus posibles necesidades futuras para no adquirir software demasiado simple que solo resuelva algunos de los problemas que tendrás en uno o dos años. 

Define qué tipo de software necesitas  

Usar softwares de PRL generalistas para gestionar la CAE es como usar una moneda en lugar de un destornillador para ajustar un tornillo. Aunque la moneda sirve, no tiene la velocidad ni la eficiencia de una herramienta hecha específicamente para la tarea.  

Ten en cuenta tu crecimiento futuro  

Incluso si no necesitas actualmente todas las características que ofrece un Software CAE, ten en cuenta que podrías usarlas o precisarlas en el futuro cercano.  

Prueba el software  

  • Antes de comprar el software, asegúrate de que lo vean tantos usuarios finales como sea posible, no solo la persona a cargo de la compra. Así, los usuarios potenciales podrán experimentar el software de primera mano y entender si será útil, si cubre todas las necesidades.  
  • Implicar a los miembros del equipo desde el comienzo también les permitirá participar en el proceso de selección y que en futuro sean más proactivos en cuanto a adaptación.  

Aspectos básicos de la plataforma  

En el mercado hay centenares de plataformas CAE que ofrecen soluciones diferentes a tus problemas.  

Evalúa los siguientes aspectos para encontrar la solución más adecuada para ti.  

Facilidad de uso 

Asegúrate de que la plataforma CAE que selecciones no solo resuelva tus problemas, sino que, además, sea fácil de usar. Puede tratarse de una solución robusta, pero debe ser intuitiva y fácil de aprender a usar no solo para los usuarios de tu organización, sino también para tus contratistas y proveedores.  

Esta es la mejor manera de asegurarte de que el equipo y tus proveedores realmente la usen.  

Servidor local vs. servidor remoto  

Una de las principales decisiones a la hora de seleccionar software de administración de proyectos es escoger el tipo de servidor: local o basado en la nube.  

Las medidas de seguridad física que se emplean en los sistemas basados en la nube son mucho más estrictas que las que suelen existir en los servidores locales.  

Un proceso de CAE avanza al ritmo de las decisiones de los miembros del equipo de Seguridad, Mantenimiento, Compras, Calidad… El acceso limitado a los datos del proyecto reduce drásticamente la comunicación y colaboración necesarias para garantizar procesos de subcontratación más seguros y fiables.  

Para que la gestión de la Coordinación de Actividades Empresariales sea eficaz, se requiere una colaboración ágil, datos precisos y accesibilidad continua a esos datos tanto de todos los departamentos implicados en tu organización, como de tus contratistas, proveedores y clientes. Por estos motivos y los mencionados anteriormente, las soluciones basadas en la nube llevan la delantera frente a los servidores locales

Propiedad de los datos  

Es importante que te asegures de que tú como cliente seas el propietario legal de tus datos y puedas obtener una copia de ellos en cualquier momento. También es importante tener un contrato que garantice una asistencia adecuada para migrar a otro proveedor si decides hacerlo en el futuro. Muchas empresas de software controlan los datos de sus clientes, por lo que es importante investigar antes de tomar una decisión. 

Integraciones  

Las mejores plataformas CAE no son simples soluciones aisladas sino que pueden integrarse con soluciones que van más allá de la Coordinación de Actividades Empresariales, como herramientas de contabilidad, Sistemas de Control de Accesos y presencia, etc.  

Busca plataformas que sean suficientemente flexibles para integrarse con las soluciones líderes.  

Aplicaciones móviles  

Dado que el control de la actividad preventiva de las contratas ocurre en la obra y no en la oficina, es esencial que el software seleccionado tenga aplicaciones móviles que sean potentes y completas.  

Esto impulsa al máximo la eficiencia del proyecto. Gracias a las aplicaciones móviles, los profesionales pueden acceder a datos en tiempo real sobre el proveedor en cualquier momento y desde cualquier lugar con sus dispositivos móviles. De este modo, los equipos de Seguridad ya no deben confiar en redes privadas virtuales (VPN), una tecnología lenta y obsoleta, para colaborar en proyectos de mantenimiento, operaciones con altos riesgos de seguridad para los trabajadores, etc.

Los Técnicos de PRL pueden consultar, modificar y compartir información sobre: 

  1. Las inspecciones e incidencias detectadas en campo 
  1. Registros de accesos y visitas actualizada en segundos. Muy útil en caso de emergencias.  
  1. Escanear y visualizar las etiquetas identificativas para controlar si los trabajadores externos están autorizados a realizar esos trabajos o acceder a zonas de riesgo.  
  1. Consultar si los trabajadores externos cumplen con todos tus requisitos en SST y están autorizados a acceder a tus instalaciones, para realizar los trabajos.  

Interfaz multilingüe  

Si tu compañía es internacional y tienes proveedores que no hablan inglés, el software debe admitir la internacionalización y la localización. Busca soluciones que ofrezcan una interfaz multilingüe.  

Custodia y generación de reportes  

El software debería ser capaz de traquear, custodiar y registrar todos los datos CAE a lo largo de toda la gestión CAE con clientes y proveedores, incluidos tanto los datos generales de la compañía, como las certificaciones y documentación de trabajadores y equipos de trabajo. Así, como el registro y notificaciones de acuse de lectura y envío de la documentación asociada. 

Además, el software CAE debería poder exportar datos de reportes a un archivo PDF o CSV para proveer inspectores de trabajo y auditores de toda la trazabilidad del árbol de subcontratación.    

Implementación de software y soporte  

No basta con contratar un software CAE —o cualquiera otra plataforma CAE— para evitar accidentes y sanciones, y ser más productivo. Para obtener un beneficio real, la implementación y el soporte deben ser efectivos.  

Implementación  

Asegúrate de que tu solución no solo aborda tus debilidades específicas, sino también sea fácil de usar.

Si el software es demasiado difícil de entender e implementar, te enfrentarás a un problema mucho más serio. Un buen indicador de la facilidad de uso es el tiempo que se requiere para la implementación y la formación de uso y manejo. Si se necesitan entre seis meses y un año para implementar el software y comenzar la formación, lo más probable es que el software no sea intuitivo y fácil de usar.  

Es recomendable buscar software CAE que tenga un tiempo de implementación de días en lugar de meses.

Te sugerimos buscar software CAE que tenga una estrategia de implementación clara con objetivos, ítems de acción y plazos mensurables, pueda implementarse rápidamente y cuente con documentación y videotutoriales de apoyo, ayuda contextual en cada página del software y sesiones de formación en directo con un experto.  

En pocas palabras, busca un software CAE que puedas comenzar a usar rápidamente.  

Soporte 

Para que el software CAE contribuya realmente a reducir accidentes y a cumplir con la normativa en PRL y CAE, en lugar de ser una carga, los miembros del equipo de PRL deben recibir respuestas oportunas y eficientes a sus preguntas.

Analiza en detalle el soporte que te ofrecen los software CAE:

  • ¿En qué horario?
  • ¿Lo realizan ellos o lo tienen externalizado a una tercera empresa?
  • ¿Puedes contactarlos por e-mail, llamarlos, por chat?
  • ¿Cuánto tardarán en responderte?
  • ¿Es gratuito o supone un coste adicional?
  • ¿Incluye el soporte para tus contratistas o tendrás que responderles tú las dudas sobre el Software CAE? 

Busca una solución que te acerque a expertos que conozcan el software y la Coordinación de Actividades Empresariales mejor que nadie y puedan comunicarse contigo de manera clara para responder rápidamente a tus problemas. 

Evaluación de la compañía  

A la hora de evaluar los requisitos, no te limites solo al producto. Ten en cuenta la reputación, el desarrollo y el crecimiento de la compañía de software en su conjunto.  

Referencias  

Los testimonios de clientes son una fuente valiosa de información sobre la viabilidad de un proveedor de software CAE, dado que la satisfacción del cliente suele ser un buen indicador del éxito a largo plazo.  

Busca respuestas a las siguientes preguntas:  

  1. Implementación (¿Cuánto tiempo duró?)  
  2. Desempeño de la solución (¿Cómo de bien funciona la solución? ¿Cumple con las expectativas? ¿Qué valor añadido ofrece?)  
  3. Disponibilidad y confiabilidad (¿El sistema siempre está disponible cuando se necesita?)  
  4. Funcionalidad (¿Cómo de amplia es la funcionalidad?, ¿Cubre todo el proceso de CAE y PRL?, ¿Da cumplimiento a la normativa y a la ISO 45001?, ¿Se incorporan a menudo nuevas funcionalidades?, ¿Las nuevas versiones del software son con coste?) 
  5. Facilidad de uso (¿Las características y funciones son fáciles de explorar y usar?, ¿Los usuarios pudieron comenzar a usar el software CAE rápidamente o requirieron una formación extensa?)  
  6. Soporte y capacidad de respuesta (¿Cómo de rápido responde el proveedor cuando tienes un problema y cómo de preparado es su equipo de atención al cliente?) 

Inversión en investigación y desarrollo  

Imagínate que el software que acabas de comprar quedará obsoleto en muy poco tiempo, haciendo que incumplas la normativa en CAE y PRL y/o tuvieras que esperar hasta la próxima actualización para ver mejoras.  

  • Busca un proveedor que priorice el desarrollo de nuevas funciones y mejoras a través de grupos de usuarios y eventos para usuarios.  
  • Busca software que mejore continuamente con nuevas funciones y actualizaciones de las normativas, sin coste para ti. Esta es otra ventaja de los sistemas en la nube: las actualizaciones se obtienen de forma transparente sin necesidad de comprar la versión más reciente ni adquirir nuevas licencias.  
  • Asegúrate de que la solución que escojas no te obligue a pagar para recibir actualizaciones y mejoras

Desarrollo de software centrado en el usuario  

El desarrollo basado en comentarios reales de clientes crea soluciones que crecen de la mano de los cambios en la industria y los profesionales que las utilizan. Solo así se mantiene su valor añadido y potencian su operatividad.  

CTAIMACAE es la solución más completa de gestión de la Coordinación de Actividades Empresariales que aborda tus necesidades relacionadas con la gestión documental, la seguridad, la identificación de riesgos y la contratación y calificación de proveedores. 

¿Sabías de 9,8 clientes recomendaría CTAIMACAE a otros colegas y/o profesionales de la PRL?   

No es una decisión sencilla, por eso es muy interesante tener la posibilidad de realizar una  demostración online en la que tengas:   

  • Visión global del software CAE  
  • Datos sobre el Retorno de Inversión  
  • Recomendaciones y mejores prácticas  
  • Modalidades y tarifas  
  • Respuestas a todas tus dudas
  • Opiniones de profesionales como tú que en su día tuvieron que elegir un software CAE  

Asegurarte de que cuentas con el mejor software CAE no es difícil y tampoco tiene que ser necesariamente caro.   

¿Quieres saber más?   

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Salvador Carmona