El equipo de Seguridad y Salud en el Trabajo de cada empresa sabe que gestionar eficazmente la Coordinación de Actividades Empresariales es fundamental. Ya seas una empresa que subcontrata servicios de mantenimiento, limpieza, transporte, etc. o una empresa de servicios que accede a las instalaciones de sus clientes a realizar los trabajos, sabrás que entre tus prioridades está evitar riesgos laborales en concurrencia y optimizar los procesos preventivos. 

Sin embargo, un área pendiente de tratar en muchas organizaciones es la gestión de la Coordinación de Actividades Empresariales y el intercambio documental.  Si bien, por supuesto, el volumen de documentación intercambiada depende del tipo de actividad, servicio y número de contratistas y clientes que trabajen en concurrencia, una constante es la incapacidad de controlar eficazmente todas las evaluaciones de riesgos, medidas preventivas, protocolos de emergencia, certificados de formación,…

De hecho, se estima que para las empresas con un proceso completamente manual de la Coordinación de Actividades Empresariales, recibir, enviar, revisar, aprobar y custodiar un documento puede extenderse hasta 1 hora. Aunque pueda no parecer mucho tiempo, una organización relativamente pequeña que recibe solo 40 documentos a la semana gastará más de 40 horas en una semana simplemente gestionando la documentación de la CAE con sus clientes y contratas. 

Entonces, ¿cuánto tiempo les queda para el resto de las tareas de prevención de riesgos laborales? 

El problema de la gestión manual de la Coordinación de Actividades Empresariales

Las dos preguntas inmediatas a las que nos lleva esto son: ¿por qué la gestión de la Coordinación de Actividades Empresariales es tan costosa y cómo se puede optimizar? La primera respuesta es relativamente sencilla: la gestión documental de la Coordinación de Actividades Empresariales puede ser un proceso muy lento y laborioso. La documentación CAE primero debe recibirse o enviarse e introducirse en el sistema propio (carpetas en el servidor, SharePoint, etc.) lo cual, de por sí, puede generar enormes retrasos, ya que la documentación de los contratistas, proveedores y clientes pueden permanecer durante días o semanas en las bandejas de entrada de los destinatarios incluso antes de llegar al equipo de Prevención de Riesgos Laborales.  

  • Deben revisarla y confirmar que cumple los requisitos legales (vigencia de los certificados de formación, adecuación de la maquinaria…), 
  • Codificarla adecuadamente
  • Guardarla adecuadamente (custodia) para que en caso de accidente o inspección de trabajo puedas acceder a la información.
  • Garantizar que cumples con la confidencialidad y seguridad, dado que es información que incluye datos personales.

Y todo esto, sin incidencias, ni errores. Porque si detectas en la revisión que “algo falla” deberás contactar con tus proveedores, contratistas y/o clientes para subsanar el error, reemplazar el documento y volver a empezar el ciclo.  

Y lo más importante, ¿realmente habrás informado y sido informado de los riesgos a tiempo?, ¿te habrá dado tiempo a establecer las medidas preventivas adecuadas?, ¿puedes estar tranquilo que reduces al máximo los riesgos laborales en entornos de concurrencia de trabajos? 

 
La falta de visibilidad del equipo de Seguridad Laboral en todo el proceso puede conducir a muchos otros problemas: 

  • Que la documentación se pierda o caiga en el olvido antes de llegar al departamento de Seguridad Laboral o a tus contratistas o clientes;  
  • Que los retrasos conduzcan a que entren a tus instalaciones trabajadores y maquinaria que no cumple con los estrictos estándares de seguridad;  
  • Que se omitan los procesos correctos de revisión de la documentación CAE;  
  • Que, en caso de inspección de trabajo, auditoría, revisión… no seas capaz de encontrar la documentación de tus proveedores y contratistas
  • Que no llegues a tiempo a establecer las medidas preventivas necesarias para evitar incidentes y accidentes de trabajo en tus instalaciones.  
  • Que no dispongas de datos para tomar decisiones preventivas y presentarlos a tus superiores.  
  • Y un largo etc. 

La gestión manual de la Coordinación de Actividades Empresariales, no es solo un problema de tiempo

Si bien el coste directo del tiempo adicional de equipo de Prevención de Riesgos Laborales dedicado a la gestión documental CAE manual puede identificarse claramente, puede que se sumen otros costes: 

  • Las sanciones por incumplimientos legales en PRL y Coordinación de Actividades Empresariales;
  • La contratación de proveedores “no seguros”;
  • La documentación CAE que “revisas” dos veces;
  • Las horas que pasas al teléfono con tus colegas y proveedores explicándoles qué documentación necesitas, por qué… Y cómo tienen que hacértela llegar; podrías estar desaprovechando oportunidades en procesos de compra y selección de proveedores, etc. 
  •  Los costes derivados de las bajas laborales y de los accidentes de trabajo.

Estos son solo algunos de los problemas financieros más tangibles que supone la gestión manual de la Coordinación de Actividades Empresariales. Cuestiones como el incumplimiento de la normativa en PRL y CAE, los accidentes e incidentes de trabajo por una gestión incorrecta de la CAE pueden dar lugar a problemas muy importantes para ti como profesional y para tu empresa.  

La solución

Dada la magnitud de los riesgos que asumes con la gestión manual de la Coordinación de Actividades Empresariales, ¿cómo puedes resolverlo? La respuesta obvia es automatizar el proceso con un software CAE.  

Esto permite a los departamentos de Seguridad Laboral agilizar todo el proceso: 

  • El intercambio documental con clientes y proveedores,  
  • Las tareas de control, inspección de trabajos, las reuniones de coordinación, la formación preventiva y el control de accesos vinculado al cumplimiento de tus requisitos CAE.  

Acelerar la gestión documental, el uso del software CAE también dará una visibilidad total del proceso, además de eliminar los problemas relacionados con el incumplimiento al automatizar la aplicación de la normativa CAE y PRL. 
 
La automatización de la Coordinación de Actividades Empresariales puede reducir el coste de la CAE en un 50 %. Sin embargo, estas cifras no tienen en cuenta los ahorros a largo plazo y las mejoras como: la optimización de los procesos de compras y selección de proveedores, el tiempo invertido en la revisión documental, las horas dedicadas a atender a tus contratistas y proveedores, la automatización del control de accesos, así como el trabajo adicional de valor añadido en el que los equipos de PRL pueden concentrarse en las horas que han ganado. 

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Marta Mendoza