Los Sistemas Integrados de Gestión (SIG)

Un sistema integrado de gestión es el que unifica diversos sistemas de gestión con el objeto de reducir costes, optimizar la gestión y con ello maximizar los resultados. 

¿Cuáles son los beneficios de un sistema integrado de gestión? 

Integrar un sistema de gestión con éxito tiene el objetivo de optimizar y reducir recursos y tiempo empleado a la gestión del sistema. Otras ventajas son: lograr concienciación de las partes interesadas, mejorar imagen y reputación 

Los sistemas integrados de gestión son grandes aliados de organizaciones que quieren mejorar el desempeño en las áreas de medioambiente, calidad, y seguridad y salud en el trabajo.  Siendo por tanto común la integración de los sistemas de gestión ISO: 

ISO 14001:2015 Sistemas de Gestión de Calidad 

ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de Medioambiente 

ISO 45001:2018 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo 

Ello es posible ya que, aunque abordan áreas a priori distintas, tienen partes complementarias al compartir la estructura de alto nivel (HLS).  Elementos como contexto, liderazgo, planificación y control operacional, evaluación del desempeño y mejora son comunes. 

Cómo instalar un sistema integrado de gestión 

Las claves para una correcta integración 

1. Definición de objetivo. Si tu organización tiene varios sistemas de gestión has de decidir qué sistemas quieres integrar y analizar el estado actual de estos sistemas y metodologías de trabajo implantadas. Debe ser un trabajo conjunto de las áreas de procesos y las personas responsables de estos sistemas de gestión  

2. Constitución del equipo de trabajo y designación de persona coordinadora. Una vez sepáis los sistemas a integrar es importante elegir la persona que va a ser la responsable del proyecto de integración. Será muy probable quien coordine el futuro sistema de gestión integrado.  La persona designada debería estar acompañada por un comité o grupo de trabajo compuesto por los responsables de procesos, departamentos de la organización, así como sistemas a integrar.  Todas las personas constituyentes deberán tener claro cuales han de ser sus funciones, debiendo prever alguna sesión formativa o informativa. 

3. Planificación. Se ha de definir un cronograma con acciones-plazos-responsables además de ir determinando la documentación que se va a generar. En esta planificación habrá que marcar puntos de seguimiento y ser conscientes a la hora de determinar acuerdos de cumplimiento, que aquellas partes más costosas de integrar, que requerirán más tiempo de análisis y trabajo conjunto son las relacionadas con el control operacional. 

4. Seguimiento y mejora continua. El proceso de integración e implantación de cambios deberá realizarse aplicando el ciclo de mejora continua  

Cómo instalar un sistema integrado de gestión 

¿Qué elementos de un sistema de gestión son integrables? 

1. El contexto de la organización 

1. Utilización de la misma sistemática para determinar las cuestiones externas e internas en la organización 

2. Uso de una única metodología para conocer necesidades y expectativas de partes interesadas 

3. Definición unitaria del alcance del sistema de gestión. Se documenta en el manual integrado del sistema de gestión 

2. Liderazgo 

1. La alta dirección asume el compromiso y liderazgo respecto a los sistemas integrados 

2. Política integrada. La cual deberá contener como mínimo los compromisos específicos citados en las normas a integrar 

3. Definición y comunicación de roles, responsabilidades y autoridades necesarias para el buen funcionamiento del sistema de gestión implantado 

3. Planificación  

1. Análisis conjunto de riesgos y oportunidades. Aplicando la misma sistemática se han de determinar riesgos y oportunidades, tener en cuenta el impacto en el conjunto de la organización y definir acciones y prioridades para abordarlos 

2. Establecimiento de objetivos (medibles, cuantificables y alcanzables) y planificación de acciones para su consecución.  

4. Control operacional  

La integración del control operacional debe abordarse incorporando requisitos en la fase de diseño y concepción de éstos. Un ejemplo muy clarificador es la determinación de requisitos medioambientales y de seguridad en la homologación de los proveedores por parte de compras, y el seguimiento de éstos. En procesos productivos, un ejemplo es, integrar parámetros de sostenibilidad y no solo de calidad en el resultado del producto final.  

5. Evaluación del desempeño 

1. Seguimiento, medición, análisis y evaluación de indicadores mediante el establecimiento de reuniones conjuntas 

2. Realización de auditorías internas 

3. Revisión por la dirección, con una periodicidad definida y donde se incorporen los requisitos de las normas de referencia utilizados.  

6. Mejora continua y acciones correctivas 

El procedimiento para la detección de no conformidades y definición de acciones correctivas ha de estar unificado.  

¿Qué dificultades nos podemos encontrar en el proceso de integración de sistemas? 

1. Necesidad de recursos. Es posible que veamos que no llegamos a tiempo con los plazos cumplidos por la carga de tarea de trabajo de los miembros asignados o que tengamos dificultades muy específicas y necesitemos la actuación de una consultoría externa. Todo ello va a requerir más recursos que los planificados al inicio, tendremos que saber argumentar 

2. Mayor coste de la implantación de lo inicialmente planificado. 

3. Dificuldades para integrar metodologias e indicadores de processos 

4. Necessidades formativas del personal 

5. Gestión del cambio en procesos o resistencia al cambio por parte de empleados y empleadas 

6. Dificultades para llegar a consenso y en la toma de decisiones. 

7. Duplicidades documentales  

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