Grandes o pequeños, todos los departamentos de Prevención de Riesgos Laborales procesan grandísimas cantidades de documentos: evaluaciones de riesgos, certificados de formación en PRL (Convenio del Metal, Trabajos en Altura…), los registros y los protocolos de emergencia y seguridad, los registros de los nuevos protocolos Covid-19, certificados de obligaciones fiscales, laborales; registros de entrega de EPI’s, certificados de seguridad de la maquinaria y los equipos de trabajo,… Y podríamos estar enumerando ejemplos sin fin.  

Pero ¿es la gestión documental la única tarea de los departamentos de Prevención de Riesgos Laborales? Definitivamente, NO. Es por eso por lo que los Técnicos de PRL tienen que convertirse en expertos de la gestión documental, para optimizarla y poder dedicar tiempo a lo más importante; crear entornos de trabajo seguros y saludables.  

En este artículo veremos de qué trata la gestión documental en Prevención de Riesgos Laborales y Coordinación de Actividades Empresariales, cómo se puede gestionar, qué tipo de documentación de seguridad debe gestionarse y cómo debe custodiarse y qué documentación debes intercambiar con tus clientes y proveedores, 

Gestión documental de la Prevención de Riesgos Laborales para Pymes 

La cantidad de papeleo que gestiona una pyme cada día es más extensa, y por eso los departamentos de Prevención de Riesgos Laborales tienen dificultades para intercambiarla, revisarla y custodiarla de manera ordenada, segura y actualizada. 

¿Cómo solucionan las empresas el problema de la gestión documental de la Prevención de Riesgos Laborales y Coordinación de Actividades Empresariales? Con herramientas que se ajusten a sus necesidades. 

¿Qué es un software de Coordinación de Actividades Empresariales? 

¿Sabes lo que es un software para la Coordinación de Actividades Empresariales? Es una solución informática que permite a las empresas controlar todos los flujos de información que se generan en el proceso de subcontratación y Coordinación de Actividades Empresariales, entre las empresas titulares y sus proveedores y/o contratistas. 

Este tipo de soluciones hace que la información esté más segura, sea más accesible para los contratistas y la empresa y solo puedan acceder a las instalaciones los trabajadores y equipos de trabajo que cumplen con los requisitos de seguridad de tu empresa. ¡Sin olvidar el tiempo que ahorra a los departamentos de PRL reclamando, revisando, archivando, guardando y recuperando toda la documentación CAE! 

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¿Cómo elegir el mejor software de Coordinación de Actividades Empresariales? 

Cuando ya sabes que quieres un Software de Coordinación de Actividades Empresariales, el siguiente paso es saber cómo elegir el mejor. 

Primer consejo: conocer las necesidades de tu empresa y de tu departamento de PRL.  

Segundo consejo: que sea intuitivo, que esté al día con la legislación vigente y que ofrezca una sincronización de la información automática. 

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¿Qué ventajas tiene automatizar la gestión documental de la Coordinación de Actividades Empresariales?  

Uno de los primeros cambios que se notan cuando pasas a trabajar con un software de Coordinación de Actividades Empresariales online es el ahorro de tiempo. La posibilidad de intercambiar la documentación de la Coordinación de Actividades Empresariales y de Seguridad al momento evita que se te acumulen centenares de e-mails en la bandeja de entrada de tu correo electrónico.  

Optimizar la gestión documental de la Coordinación de Actividades Empresariales pasa por olvidarse de la gestión manual y, automatizar los flujos de trabajo, las notificaciones y avisos, la custodia de la documentación en un único canal de comunicación online (accesible para todos) y el control de accesos. Para garantizar así que cumples con toda la normativa y evitas riesgos laborales.   

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¿Qué documentos debes solicitar y por qué en la Coordinación de Actividades Empresariales? ¿Cuánto tiempo debes custodiarlos? 

No importa si gestionas manual o digitalmente la documentación de la Coordinación de Actividades Empresariales.  

En función de los tipos de las actividades concurrentes, la normativa legal de PRL y el RD 171/2004 y la normativa sectorial, se establece el tipo de documentación a intercambiar entre empresas titulares, contratas y subcontratas. En función si la documentación es de empresa, trabajador o equipo de trabajo.  

Además, legalmente debes conservar la documentación y datos durante el plazo fijado en la normativa la abundante normativa (Código Civil, el Estatuto de los Trabajadores o en la Ley General Tributaria).  

  •  ¿De qué te sirve gestionar la documentación si no la custodias el tiempo indicado? 
  •  ¿Cómo vas a evidenciar tu cumplimiento en una inspección de trabajo? 

👉 Pero ¿cómo saber qué documentos conservar? ¿Durante cuánto tiempo? En este artículo te lo explicamos  

Cómo dedicar menos tiempo a la Documentación de la Coordinación de Actividades Empresariales y PRL  

¿Quieres digitalizar todo tu departamento de Prevención de Riesgos Laborales empezando por la gestión documental de la Coordinación de Actividades Empresariales? CTAIMACAE elimina el papeleo y demuestra que la automatización de la CAE no tiene por qué resultar complicada.   

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