En este artículo te explicamos cuáles son los retos más comunes en la gestión de contratistas y cómo resolverlos.
Actualmente, para muchas organizaciones, los contratistas son una parte clave de sus procesos productivos. Entre los servicios subcontratados destacan los trabajos de mantenimiento, inspección, limpieza, logística, vigilancia, etc. Y esta tendencia irá a más, ya que las empresas prevén subcontratar más trabajos para hacer frente a los retos actuales de producción y suministro.
Con el avance de la tecnología y el contexto actual, cada vez más empresas adoptan soluciones de gestión de contratistas. En CTAIMA trabajamos con más de 750 empresas que gestionan más de 1 millón de trabajadores subcontratados, con nuestra plataforma de gestión de contratistas. Por lo que sabemos de lo que estamos hablando cuando se trata de los riesgos y la gestión de contratistas.
Hemos resumido en este artículo los retos más comunes de la gestión de contratistas (y cómo resolverlos) para ayudar a organizaciones como la tuya.
Clasificar a los contratistas y proveedores externos
¿Qué podría ser más arriesgado que acceda a tus instalaciones un nuevo contratista o subcontratista y que incumpla con tus protocolos de seguridad?, ¿y que no esté controlado?
Te has preguntado:
- ¿Qué probabilidad hay de que ocurran incidentes y accidentes de trabajo en el que estén implicados contratistas?
- ¿Cómo podrían afectar los incidentes de seguridad de los contratistas a la planificación de la producción, la calidad del desempeño y a tu reputación?
Contar con una base de datos de tus contratistas, fiable y priorizada, basada en los trabajos que realizarán, es crítico, ya que te permitirá evaluar los riesgos concurrentes y establecer las medidas preventivas necesarias.
Para ello, deberás seleccionar a los contratistas adecuados. Se trata de un proceso lento en el que participan muchos departamentos: compras, mantenimiento, administración… Si no tienes un sistema que garantice que tus proveedores están aprobados, dedicarás mucho tiempo y recursos en comprobar si los proveedores potenciales se ajustan a tus exigencias de seguridad y, también, persiguiendo a tus colegas y contratistas.
Siempre es mejor disponer de un sistema centralizado y único, accesible online, en el que registrar toda la información de tus proveedores y que permita establecer notificaciones y avisos, intercambiar información, automatizar el proceso de selección, aprobación y contratación.
Sistemas en papel y manuales
Incluso en el mundo digital actual, muchas empresas continúan gestionando a sus contratistas a través de sistemas manuales basados en el papel. Con registros en hojas de cálculo, emails, carpetas en el servidor… en el que registran grandes cantidades de datos de proveedores y contratistas para revisar que cumplen con sus protocolos de seguridad laboral. Estos procesos manuales generan errores, incumplimientos y duplican esfuerzos.
¿Sabes lo que es un software para la gestión de contratistas?
Se trata de un programa o sistema para administrar la seguridad de tus contratistas mediante la digitalización de todos los documentos.
Sin ayuda de este tipo herramientas, es complicado almacenar todos los datos y documentos actualizados, accesibles online, de forma ordenada y segura y al mismo tiempo tener actualizada la base de datos de contratistas.
Este tipo de soluciones hace que la información esté más segura, sea más accesible para los contratistas y todos los departamentos de tu empresa y establece un único canal de comunicación entre todos. Con acceso a la información en tiempo real, avisos y notificaciones automáticas de cualquier tipo de incumplimiento. Sin olvidar el tiempo que ahorra a los departamentos de Seguridad.
Inducción
El proceso de información y/o inducción a los contratistas que tienen que acceder a tus instalaciones puede ser un desafío donde, a menudo, es inconsistente. Esto implica que nunca sabes realmente si los contratistas y proveedores que han accedido cumplen con tus requisitos mínimos de seguridad y corporativos.
En otros casos, la formación de acceso y emergencias se convierte en una maraña burocrática de convocatorias, emails, registros, formaciones presenciales, pruebas en papel… que absorbe mucho tiempo y recursos. Lo que resulta en retrasos en los accesos (y en los trabajos), incumplimientos e intranquilidad.
Antes de que los trabajadores de las empresas contratistas accedan a tu centro de trabajo, debes asegurarte de que están formados e informados para hacer el trabajo de manera segura y sin riesgos.
Para ello, habrás comprobado con anterioridad si han sido informados de los riesgos y medidas preventivas. También de si cumplen con tus protocolos de seguridad, si han sido informados de los riesgos y las medidas preventivas. Por último, deberás verificar los requisitos de capacitación y seguros necesarios, para tener la tranquilidad de que no suponen un riesgo.
Evaluar los riesgos
Las empresas necesitan más que nunca examinar el cumplimiento de sus contratistas más allá de la normativa de seguridad y salud en el trabajo. Algunas de estas exigencias corporativas incluyen objetivos de sostenibilidad, protección de datos, solvencia técnica, financiera y fiscal, etc.
A menudo, cuando las empresas tienen su propio proceso de precalificación interno, se realiza una única vez, cuando trabajan por primera vez con una empresa; no obstante, puede implicar errores con los seguros anuales, los certificados de la maquinaria y equipos de trabajo, las capacitaciones de los trabajadores y la legislación cambiante.
En esta fase se identifican todos los riesgos a los que está expuesta la organización, derivados de la relación con los contratistas. El objetivo es anticiparse a los posibles daños y la probabilidad de los riesgos, para, aplicar medidas preventivas que los mitiguen.
Por ello, contar con un sistema basado en avisos y notificaciones automáticas es muy útil. Permite anticiparse a las caducidades e incumplimientos, y evitar así demoras.
Acceso a tus instalaciones solo de trabajadores autorizados
Una vez que has seleccionado y contratado a tus contratistas, debes verificar que los trabajadores subcontratados que accedan a tus instalaciones tienen la formación necesaria para realizar los trabajos.
Una plataforma de gestión de contratistas permite automatizar la autorización a ciertos trabajadores para ejecutar un trabajo específico dentro de un intervalo de tiempo. Permite informarlos, también, de las medidas preventivas necesarias para actuar de forma segura, sobre la base de la evaluación de riesgos concurrentes.
Además, ahorra mucho tiempo a tu equipo y a tus contratistas, evita retrasos, aumenta la visibilidad, reduce los riesgos y el trabajo manual.
Auditoría o Inspección de Trabajo: demostrar el cumplimiento
Imagina que ocurre un accidente, que tienes una auditoría o una inspección de trabajo, ¿podrías demostrar que has tomado las medidas preventivas necesarias?, ¿la información estaría fácilmente disponible si los contratistas solo se verifican una vez cuando los das de alta por primera vez, o anualmente con registros y calificaciones?
Si no puedes demostrar que tomaste las medidas preventivas correctas antes, durante y una vez han finalizado los trabajos concurrentes, estarás incumpliendo la normativa de prevención de riesgos laborales. Además, acabados los trabajos, es importante evaluar si el trabajo se completó como se esperaba y cumpliendo los estándares de seguridad. Si esta información se almacena en papel y no se comparte con los contratistas u otros departamentos, no podrán tomarse decisiones basadas en datos.
Contar con una plataforma de gestión de contratistas te ayudará a demostrar que has seguido los pasos legales correctos, con evidencias y trazabilidad.
CTAIMACAE automatiza y simplifica el trabajo generado por la gestión de contratistas en tu empresa. Entre otros beneficios incluye:
- Dedicar mucho menos tiempo a la gestión de contratistas.
- Reducir los incidentes y accidentes laborales.
- Optimizar y centralizar en un único canal online la gestión de contratistas y el intercambio documental.
- Establecer un sistema de alertas automático para notificar sobre el cumplimiento o incumplimiento.
