Coordinar un departamento de Prevención de Riesgos Laborales en una pequeña empresa puede ser un desafío por lo que la automatización de tareas administrativas puede ayudarte. Como sabes, tienes que compaginar varios roles, funciones y tareas: desde la formación PRL, hasta las observaciones preventivas de seguridad, entrega de EPI’s, la coordinación de actividades empresariales con clientes y proveedores…, sacarlo todo adelante puede requerir mucho tiempo.
- En este artículo te contamos cómo, con frecuencia, gran parte de tu tiempo se te va en tareas administrativas.
- Recuerda que contar con un software CAE te facilitará la automatización de la gestión de la Coordinación de Actividades Empresariales.
Seguro que dedicas una jornada o dos enteras a la semana a intercambiar la información preventiva (los protocolos de emergencia y seguridad, los nuevos protocolos Covid-19), a revisar las evaluaciones de riesgos que te envían tus clientes y contratas, a revisar que todos los trabajadores que van a acceder a tu centro de trabajo tienen vigente la formación en prevención (Convenio del Metal, trabajos en altura), etc. Y no solo se trata de gestionar la documentación en materia de prevención de riesgos laborales, también tienes que revisar que tus proveedores estén al día de las obligaciones fiscales, laborales, … Etc.
¿Has calculado el tiempo que dedicas a todo ello?
Si dedicas dos jornadas a la semana, puedes estimar que estás invirtiendo 71 días al año en tareas administrativas. Es decir, 10 semanas laborales en las que no puedes hacer al trabajo en campo en PRL y a fomentar la cultura preventiva.
Cómo dedicar menos tiempo a la Documentación CAE
Hay muchas formas en las que una PYME puede reducir el tiempo que emplea gestionar la documentación de la Coordinación de Actividades Empresariales con clientes y proveedores. Algunos de estos métodos son:
Delega la revisión de la documentación CAE en expertos gestión documental
Si contratas este servicio con Grupo CTAIMA, toda la documentación cargada en CTAIMACAE de tus empresas contratistas la gestionará directamente nuestro equipo experto de Técnicos en PRL.
Equipo que abrirá, revisará, validará, invalidará, notificará la causa de invalidación y atenderá todas las consultas de tus contratistas sobre la documentación CAE que les solicitas en tu nombre.
En un plazo de 24-48 horas, toda la documentación estará revisada y gestionada. Gracias a ello ahorrarás tiempo a todo el equipo de PRL, un tiempo que podrán dedicar a tareas preventivas en campo, observando trabajos, realizando mejoras preventivas.
Tampoco olvides que tendrás tener fácil acceso a los documentos actualizados y revisados a través de cualquier dispositivo electrónico con acceso a internet.
Captura y validación inteligente de datos
- Una manera excelente de acelerar el procesamiento de la documentación CAE es usar tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para capturar datos de los documentos oficiales de forma inteligente.
- Integrado en CTAIMACAE, esta tecnología puede leer, revisar y digitalizar datos de los documentos oficiales: RNT | TC2, TA2, ITA, Certificado de estar al Corriente de Pago AEAT | Seguridad Social. Tus proveedores podrán subir estos certificados oficiales en PDF a nuestra plataforma.
- Una vez cargado el documento, CTAIMACAE realiza el escaneo, la extracción de datos y confirma la validez y veracidad del documento. Sin errores, ni retrasos. Automáticamente.
Custodia y registro online
- La documentación CAE suele requerir tanto tiempo debido, en parte, a una organización poco eficiente y a la dificultad de localizar los documentos cuando los necesitas.
- CTAIMACAE te permite buscar y visualizar fácilmente documentos online en caso de accidente, inspección, auditoría o actuación de emergencia.
- Además, los custodiarás legalmente y podrás acceder a ellos con un potente buscador, en el que se indexan adecuadamente para hacer búsquedas por nombre, fecha, contrato e información clave.
Consejos para reducir el tiempo que dedicas a la gestión documental de la CAE
Te damos estos consejos para que dediques menos tiempo a la gestión documental de la CAE:
1. Busca el software adecuado
- Existen diversas opciones de software CAE disponibles para ayudarte en la automatización de las tareas administrativas, pero tienen que encajar con lo que buscas y tienes que sacarles el máximo partido. Además, tienen que ser fiables y garantizarte la máxima confidencialidad y seguridad informática.
- Tómate tu tiempo para averiguar qué software CAE se adapta mejor a tu empresa.
2. Prueba a externalizar
- No tienes por qué ser un experto en Coordinación de Actividades Empresariales. Siempre es más rentable que el equipo de PRL se dedique a las tareas en las que es imprescindible que centrarse en tareas administrativas, así que plantéate externalizar parcialmente esas tareas en nuestro equipo experto.
- Asegúrate de dar con el mejor proveedor: con soporte gratuito y garantía de continuidad del servicio.
- CTAIMACAE puede ofrecerte una amplia gama de servicios listos para cuando los necesites, o bien un proporcionarte una externalización completa de la CAE de principio a fin.
3. Prioriza tu trabajo
- Asegúrate de establecer la relevancia de tus tareas preventivas cada día de modo que empieces por lo que genera un mayor impacto preventivo.
4. Cuantifica el tiempo que dedicas a tareas administrativas
- Haz un seguimiento del tiempo que tardas en hacer todas las tareas administrativas de PRL a lo largo de un mes aproximadamente: es probable que sea más de lo que crees.
5. No dediques tiempo a las plantillas
- CTAIMACAE es el único software que te permite acceder a un banco de plantillas online de PRL, Calidad y Seguridad Industrial al que puedas recurrir cada vez que tengas que comunicarte con proveedores, autorizar permisos de trabajo, realizar evaluaciones o encuestas. Además, podrás crear tus propias plantillas o adaptar las existentes. Y todo, sin salir de CTAIMACAE.
6. Asegúrate de que todos tus procesos CAE cumplen con la normativa están en orden
No tendrás que preocuparte de definir criterios, documentación a solicitar – intercambiar, establecer medidas preventivas adicionales. CTAIMACAE cuenta con un sistema inteligente, que establece con qué deben cumplir tus contratas en función de su actividad y riesgo. Para tenerlo todo bajo control.
7. Asegúrate de que tus proveedores y contratistas contactan contigo en un único canal de comunicación
Centraliza y traza toda la comunicación con tus contratistas en CTAIMACAE.
8. Resuelve dudas y ayuda a que todos cumplan con tus requisitos CAE
Nada desanima tanto a un contratista como no poder resolver sus dudas sobre tus requisitos CAE rápidamente. Plantéate en invertir en un servicio de soporte a contratistas experto, para que tus proveedores reciban una atención personalizada, y tú sepas siempre con quién tienes que hablar y por qué.
9. Automatiza la gestión de la CAE, no sólo la gestión documental
Cada vez es más común que los departamentos de PRL apuesten por digitalizar sus procesos. Independientemente si eres una PYME o no. Piensa en tu día a día, seguro que tienes a mano en todo momento tu móvil, que no solo ha transformado tus hábitos personales, sino que también puede cambiar la forma en la que trabajas.
Algunos ejemplos claros son:
- Si vas a realizar una inspección de campo a tus contratistas, con tu teléfono móvil puedes sacar una foto y subirla directamente en CTAIMACAE que todos los datos se incorporen automáticamente en el módulo de inspecciones e incidencias.
- Si usas un software CAE, los trabajadores externos que tienen que acceder a tus instalaciones, pueden realizar en cualquier momento desde su móvil tus formaciones de ingreso – emergencias y/o protocolos Covid-19. Incluso una vez superada la capacitación, el certificado se incorpora automáticamente en CTAIMACAE, revisado y vigente. Sin trabajo extra.
- Si tienes que emitir un permiso de trabajo para los trabajadores externos que acceden a tus instalaciones.
- Si los equipos de trabajo de tus contratistas no cumplen con la normativa, recibirán una notificación de incumplimiento antes de que se trasladen a tu centro de trabajo. Para que puedan subsanarlo.
CTAIMACAE elimina el papeleo y demuestra que la automatización de la CAE no tiene por qué resultar complicada.