El mundo se ha digitalizado. La mayoría de las empresas y departamentos de Seguridad y Salud en el Trabajo están migrando a procesos digitales para reducir riesgos, evitar accidentes de trabajo, garantizar el cumplimiento de la normativa en PRL y ser más eficientes en la gestión documental de la CAE y la PRL por medio de Software de Coordinación de Actividades Empresariales.   

No obstante, convencer a la dirección de asignar recursos financieros y personal para la automatización del departamento de Prevención de Riesgos Laborales es, muchas veces, misión imposible. En efecto, necesitas números tangibles que te ayuden a demostrar que el proyecto de Digitalización de la Coordinación de Actividades Empresariales permitirá a tu empresa obtener un buen retorno de la inversión, dedicar un 50% menos del tiempo a la gestión documental de la CAE y fomentar espacios de trabajo más seguros.  

En este artículo, te invitamos a descubrir 4 formas para obtener el retorno de inversión de CTAIMACAE, sus ventajas competitivas y qué departamentos en una empresa ganan mayor rentabilidad con su uso. 

4 formas en las que CTAIMACAE genera el ROI 

A continuación, te explicaremos cómo generar el retorno de inversión de CTAIMACAE de 4 maneras diferentes: 

1. Productividad de los Técnicos de PRL, compras, mantenimiento, administración… 

La gestión documental de la Coordinación de Actividades Empresariales con proveedores y contratistas está en todas partes:  

  • Contratos de mantenimiento, limpieza, distribución, logística, reparaciones, adecuación de instalaciones, facility management, etc.  
  • Sin olvidarnos de: 
    • los procesos de selección y evaluación de proveedores,  
    • la revisión de las evaluaciones de riesgos y el establecimiento de medidas preventivas,  
    • la comprobación de los certificados ISO 9001 e ISO 45001,  
    • la validación de los certificados de formación en PRL de los trabajadores,  
    • el chequeo de los certificados de estar al corriente de las obligaciones fiscales
    • la revisión de toda la documentación de los equipos de Trabajo,  
    • la inspección y control de las medidas preventivas,  
    • la información y formación de los riesgos y el plan de emergencia
    • el alta de los contratos 
    • la custodia, seguridad y archivo de toda la documentación 
    • y mucho más. 

CTAIMACAE ofrece a las empresas la capacidad de hacer mucho más que gestionar la documentación de la Coordinación de Actividades Empresariales de forma digital; también, aborda todo el proceso preventivo con las contratas, antes y durante los trabajos. 

  • Reuniones de coordinación 
  • Medidas Preventivas 
  • Inspecciones  
  • Reportes 
  • Formación de ingreso  
  • Control de accesos 
  • Homologación de Proveedores 
  • Etc. 

De hecho, se estima que, para las empresas con un proceso completamente manual de la Coordinación de Actividades Empresariales, recibir, enviar, revisar, aprobar y custodiar un documento puede extenderse hasta 1 hora al día. Aunque pueda no parecer mucho tiempo, una organización relativamente pequeña que recibe solo 40 documentos a la semana invertirá más de 40 horas (una semana laboral de trabajo) simplemente gestionando la documentación de la CAE con sus clientes y contratas.  

Imagina el tiempo de venta adicional que tendría el equipo de prevención de riesgos laborales si cada técnico de PRL pudiera ahorrar incluso una hora de su trabajo al día de gestión documental de la CAE. ¡Increíble! 

2. Reducción de costes de hasta un 35% 

La automatización de la gestión documental de la CAE elimina los costes indirectos como la impresión y archivo, la revisión del correo electrónico, las horas de atención telefónica para resolver dudas con contratistas, el envío y el almacenamiento de documentos en formato físico u online… 

Asimismo, elimina los costes ocultos asociados con errores humanos y documentos que no están bien y que pueden llegar a costar hasta 4 veces más que procesar que la documentación CAE presentada correctamente la primera vez. 

3.  Eficiencia: Reducción del 50% del tiempo dedicado a la gestión documental de la CAE 

Los profesionales de la PRL no pueden dedicar todo su tiempo a solicitar actualizaciones de estado o versiones actualizadas de la documentación CAE que intercambian con sus contratistas.  

En efecto, CTAIMACAE permite a cualquier persona realizar un seguimiento de las actualizaciones en tiempo real sobre qué contratistas han completado y quiénes no sus procesos de Coordinación de Actividades Empresariales. En tiempo real, en tan solo un par de clics.  

Además, permite enviar la documentación preventiva a una gran cantidad de destinatarios, para ahorrar tiempo y errores asociados con la creación manual y el envío de documentos separados con la función de envío masivo. 

Al aprobar o denegar la documentación CAE online, los equipos de PRL y las organizaciones mejoran la visibilidad global de los procesos preventivos. Ya que las notificaciones automáticas informan a sus contratistas de los incumplimientos y los motivos, lo cual se traduce en menos espera y más tiempo para resolverlo. Evitando incumplimientos y demoras de las operaciones.  

Las empresas que utilizan CTAIMACAE atribuyen el alto retorno de la inversión a amplias mejoras en la eficiencia de la gestión documental de la CAE, que pueden reducir los gastos generales y las necesidades de personal para procesar toda la documentación.  

4. Mitigación de riesgos laborales 

La automatización de la gestión documental de la CAE también proporciona a las empresas funciones de valor añadido.  

Para empezar, la automatización mejora el proceso preventivo de información, formación y control de la seguridad con los contratistas al lograr un mejor seguimiento y visibilidad por riesgo de la actividad.  

Además, la información en tiempo real sobre el grado de cumplimiento de las contratas permite anticipar posibles riesgos, llegando a vetar el acceso a las instalaciones de aquellos trabajadores y equipos de trabajo que no cumplen los estándares de seguridad exigidos.  

La automatización también minimiza el riesgo en las evaluaciones de riesgos y medidas preventivas imprecisas. Cuando los técnicos de PRL tienen que evaluar toda la información preventiva manualmente, muchas veces con retrasos, las medidas concurrentes no son las adecuadas.  

Por lo que, la automatización fomenta el cumplimiento de las diferentes normativas de seguridad existentes, como por ejemplo la Ley de Prevención de Riesgos Laborales o el Real Decreto 171/2004.  

Al tener toda la información digitalizada, es mucho más fácil cumplir con los requisitos legales, ya que la tecnología inteligente de CTAIMACAE informa de las exigencias legales a cumplir en función de la actividad y el riesgo laboral 

Sin olvidar que, toda la información CAE se almacena electrónicamente y se puede analizar fácilmente en caso de inspección o accidente de trabajo.  

Conclusión  

La automatización de la Coordinación de Actividades Empresariales es una prioridad para los responsables de Prevención de Riesgos Laborales en empresas de todos los tamaños. Reconocen el impacto que la nueva tecnología puede tener en la disminución de riesgos laborales, los costes, la precisión, la puntualidad, la visibilidad, el control y el cumplimiento.  

Pero adoptar nuevas tecnologías puede ser abrumador para los técnicos de PRL. Y una implementación deficiente del sistema puede implicar:

  • Que no se produzca un retorno de la inversión esperado
  • Relaciones tensas con los contratistas
  • Pérdida de confianza de la alta dirección
  • Costes inesperados para corregir procesos automatizados deficientes y
  • Digitalización de los procesos secuenciada erróneamente

Si quieres dar el paso y digitalizar la gestión documental de la CAE, no dudes en confiar en CTAIMACAE.

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Elena Sánchez