En el ajetreado entorno empresarial actual es importante tener un control del acceso de a las instalaciones de una empresa. Con la llegada constante de transportistas y visitantes a tus instalaciones, gestionar su acceso puede convertirse en un desafío. Afortunadamente, el nuevo módulo de CTAIMACAE ofrece una solución moderna y efectiva para simplificar este proceso.
¿Cómo funciona el módulo de “Control de Accesos”?
Las visitas espontaneas son cuestiones del día a día que hace falta monitorear. No tener un control de quien entra y sale de las instalaciones de tu empresa puede representar un peligro para la seguridad de esta. Es por esto que el nuevo módulo de CTAIMA está diseñado para facilitar y agilizar el acceso de transportistas y visitantes a tu empresa mediante un sistema basado en códigos QR.
En caso de una visita, esta es la situación que puedes esperar usando este nuevo sistema:
Generación de código QR: al llegar a tus instalaciones, el transportista o visitante encontrará un código QR visible en el punto de acceso. Este código QR es el primer paso para iniciar el proceso de registro y acceso.
Escaneo y recepción de documentos: el visitante escanea el código QR con su teléfono móvil, lo que le dirige a una serie de documentos e información relevante que se envían directamente a su correo electrónico. Estos documentos pueden incluir instrucciones de seguridad, normas de la empresa, o cualquier otra información personalizada que hayas configurado previamente.
Personalización de información: la información que reciben los visitantes es completamente personalizable. Puedes ajustar los documentos según el tipo de visitante (por ejemplo, transportistas, comerciales, etc.), El idioma (español, inglés, entre otros), y el formato (texto, video). Esto garantiza que cada persona recibe la información adecuada para su visita.
Registro de datos: una vez que el visitante ha recibido y leído los documentos, debe completar un formulario con sus datos personales, como nombre, apellido, empresa, DNI y correo electrónico. Esta información se utiliza para registrar su acceso y garantizar que todos los datos necesarios están recopilados.
Acceso autorizado: tras completar el registro, el visitante recibe un correo electrónico con una confirmación de acceso autorizado. Este correo incluye un enlace a los documentos recibidos para que puedan revisarlos nuevamente si es necesario.
¿Qué ventajas aporta el módulo de Control de Accesos no planificados para visitas y transportistas?
El módulo no solo simplifica el proceso de acceso, sino que también ofrece numerosos beneficios para tu empresa:
Eficiencia y rapidez: el proceso de registro y acceso se completa en cuestión de minutos, lo que minimiza el tiempo de espera y mejora la eficiencia operativa.
Cumplimiento normativo: asegura que todos los visitantes están informados sobre las normas y riesgos de la empresa, cumpliendo con las obligaciones legales y de seguridad.
Uso en múltiples centros: Si operas en varios centros o ubicaciones, nuestra aplicación es completamente escalable. Además, su uso se adapta a las diferentes instalaciones, garantizando una gestión uniforme y eficiente en todos los sitios.
Registro automático y configurable: Las empresas pueden requerir información específica de sus transportistas y visitantes. Por eso, ofrecemos la flexibilidad de personalizar los campos del formulario de registro según tus necesidades particulares.
Personalización de información: la información que reciben los visitantes es completamente personalizable. Puedes ajustar los documentos según el tipo de visitante (por ejemplo, transportistas, comerciales, etc.), El idioma (español, inglés, entre otros), y el formato (texto, video). Esto garantiza que cada persona recibe la información adecuada para su visita.
Multilingüismo: Sabemos que la diversidad lingüística es fundamental, por eso, nuestra aplicación es completamente adaptable a diferentes idiomas, permitiendo que tus usuarios accedan a la información en su idioma.
Preguntas frecuentes
Al ser un sistema novedoso de control de accesos, es normal que puedan surgir preguntas como las siguientes:
Los documentos enviados a los visitantes pueden incluir instrucciones de seguridad, normas de la empresa, y cualquier otra información relevante. Estos documentos son completamente personalizables en cuanto a contenido, formato (texto, video), e idioma.
El único requisito para utilizar este sistema es que los visitantes tengan un teléfono móvil con capacidad para escanear códigos QR y recibir correos electrónicos. Si algunos visitantes no tienen un teléfono adecuado, se pueden utilizar métodos alternativos, como dar documentos impresos y realizar el registro manual.
El formulario de registro puede personalizarse para recopilar datos como nombre, apellido, empresa, DNI, correo electrónico, y cualquier otra información relevante para tu empresa, como la matrícula del vehículo o el propósito de la visita.
El sistema requiere que los visitantes marquen como leída la información recibida antes de completar el registro y recibir la autorización de acceso. Aunque no se puede garantizar que el visitante lea y entienda completamente los documentos, este paso asegura que al menos han recibido y abierto la información.
l sistema asegura que todos los visitantes reciban la información necesaria sobre normas de seguridad y riesgos antes de acceder a las instalaciones. Además, mantiene un registro detallado de quién ha accedido y cuándo, facilitando el cumplimiento de las obligaciones legales y de seguridad.
Un proceso sencillo, rápido y seguro
El nuevo módulo de control de accesos representa una evolución significativa en la gestión de accesos para transportistas y visitantes. Al implementar este sistema, tu empresa no solo mejorará su eficiencia y cumplimiento normativo, sino que también ofrecerá una experiencia más fluida y profesional para todos los que acceden a tus instalaciones.