• (+34) 977 291 380
  • ctaima@ctaima.com

El Compliance y la función de Compras: HOMOLOGACIÓN DE PROVEEDORES

Mucho más que un simple protocolo de elección de Proveedores

Introduzcamos primero el Compliance para aquellos que quizás, hoy en día, aún no están familiarizados con este concepto.

Es un sistema de gestión completo que nos facilita la Identificación y Control de los Riesgos legales y reputacionales de nuestra organización. Podemos adoptar un sistema propio, guiarnos por la ISO 19600 o certificarnos por la UNE 19601, a raíz de la Ley Orgánica 1/2015 que modifica el Código Penal referido a la Responsabilidad Penal de la persona jurídica.

Con este sistema implantado elaboraremos el procedimiento de Debida Diligencia para regular toda relación con terceros. El objetivo de este procedimiento es contar con la trazabilidad de las medidas de control adoptadas a lo largo del proceso de selección, contratación y seguimiento de las relaciones que tenemos. Este punto está íntimamente relacionado con la homologación, no en vano, cuando hablamos de terceros nos estamos refiriendo a proveedores, colaboradores, inversores o clientes.

Como mencionamos en el párrafo precedente, los proveedores son el grupo de stakeholders por excelencia, y ende, los que más riesgos legales y reputacionales aglutinan en el proceso de compras.

La Homologación o mejor dicho la elección del proveedor es parte fundamental e indispensable para la Identificación y Control de estos riesgos. Nos referimos no sólo a la parte tradicional de la Compra que implica la parte técnica y la de calidad, si no también a todos aquellos aspectos legales, éticos y buenas prácticas que entraña una Compra Responsable.

Hablemos pues de ese análisis integral de proveedores y traduzcámoslo en términos prácticos.

¿Cómo empresa u organización, nos aplica?

La respuesta parece clara para las grandes empresas cuyo proceso de homologación puede estar en fases más avanzadas. Hay sectores como el farmacéutico, el alimentario o el del automóvil en que la obligación viene ya determinada por sus propios códigos comerciales.

Si tenemos en cuenta la definición anteriormente descrita de Compliance y lo que queremos como organización que trascienda a nuestra cadena de suministros, la respuesta es que aplica a todas las empresas y organizaciones.

¿Qué área debe llevar a cabo este proceso?

En líneas generales, será el departamento de Compras quien debe coordinar con el Compliance Officer. De la mano en este proceso estará el área de Calidad así como los diferentes departamentos que requieran proveedores.

¿Qué ventajas tendrá mi organización?

  • Compromiso con la legalidad vigente, el cumplimiento y la ética
  • Garantía de aseguramiento de tus estándares de Calidad.
  • Mayor control del riesgo operacional y reputacional
  • Minimizar el riesgo reputacional y penal
  • Ahorro de tiempo y costes
  • Compromiso con RSC
  • Seguridad de los procesos y productos

¿Cómo la llevo a cabo?

Existen diferentes procesos válidos para ello, pero puedes escoger en función de las necesidades de tu organización: tipo de producto, sector, volumen, facturación, recursos, etc. buscando siempre el equilibrio entre el nivel de exigencia a tu proveedor y el desarrollo de tu negocio.

Nuestra experiencia nos indica que todo proceso de homologación debe incluir las fases que te detallamos de forma breve:

  • Diagnóstico inicial de proceso de homologación mediante una Auditoría Externa siguiendo un completo listado de requerimientos.
  • Análisis del gap y elaboración de un plan de acción con la ayuda de Consultores expertos en la materia y con la colaboración de toda tu organización que incluirían puntos tales como:
    1. Definición de los requerimientos tales como RSC, Compliance, solvencia económica y financiera y solvencia técnica.
    2. Optimización de los recursos mediante el proceso de digitalización
  • Optimización en el control y seguimiento de tus proveedores con la externalización del servicio.

compliance diagrama ctaimaComo organización nos interesa que nuestros socios comerciales se adhieran a los valores corporativos de nuestra organización, y tener un filtro con quienes establecemos relaciones comerciales, o no. En este caso, la homologación de proveedores es parte fundamental y necesaria si queremos cumplir con la Normativa vigente aplicable y con lo que denominamos ética corporativa.

Este proceso requiere recursos tanto en la implantación como en el seguimiento, con lo que contar con profesionales y herramientas que lo faciliten asegura que se integre en la organización de forma eficiente y eficaz evitando sanciones legales y reputacionales.

CTAIMA pone a tu disposición un servicio de consultoría en compliance y homologación de proveedores integral. Que te permitirá definir la normativa de selección, evaluación y reevaluación de proveedores para que así, puedas, asegurar que cada una de las empresas suministradoras y colaboradoras de tu organización reúne las condiciones necesarias para adquirir y mantener su condición de proveedor teniendo en cuenta vuestra Cultura Corporativa

CTAIMA se encargará de acompañarte en todo momento, y también de revisar si tus proveedores cumplen con los estándares establecidos.

El proceso podrás digitalizarlo en la nube con el módulo de homologación de CTAIMACAE.

No lo demores más y solicita una demo a través de nuestra web corporativa.

SOLICITA DEMO